„Võrreldes varasemaga on sellel parem kasutusmugavus, lisandunud on ühistöö võimekus. MKM on meie esimene klient, kelle uuele teenusele kolisime ning kõik vanal ATK teenusel olevad kliendid viiakse samuti etappide kaupa uuele teenusele üle,“ ütleb RITi konsolideerimistiimi juht Katrin Lipp. Kaasaegseid ja nutikaid töövahendeid hõlmav uus arvutitöökohateenus on keskselt hallatud ja teeb Lipu sõnul ühistöö tegemise pilvteenuseid kasutades lihtsamaks.
„MKM on alati soovinud ajaga kaasas käia ning uuendusi esmajärjekorras testida ja kasutusele võtta. RITi uus tulevikulahendus andis just kauaoodatud kaasaegse ühistöö tegemise võimaluse,“ kinnitab MKMi kantsler Ahti Kuningas.
Katrin Lipu kinnitusel on järgmine suurem asutus, mis juba suve lõpus uuele pilvelahendustel põhinevale teenusele üle viiakse, Sotsiaalministeerium. „Lisaks on prioriteet uuele ATK-le migreerida ka täna vanal teenusel olev Justiitsministeerium, uue nimega Justiits- ja Digiministeerium, et värske koalitsioonilepingu plaani alusel teise ministeeriumisse liikuvad MKMi digivaldkonna töötajad ei peaks ajutiselt vanale ATK-le tagasi minema,“ selgitab ta.
Lipp lisab, et näeb vajadust tuua uuele ATK teenusele ministeeriumite ühishoone tervikuna, selleks et säästlikult ja tõhusalt ühistööd teha, mistõttu on oluline migreerida järgmises faasis ka Rahandusministeeriumi töötajad.
Uue teenuse testimiseks said esialgu 15 MKMi töötajat enda kätte uuel arvutitöökohateenusel olevad arvutid. „Testisime sellist lahendust esimest korda. Moodustunud testgrupp sai teenust proovida ja anda meile tagasisidet. Näeme sellisel lahendusel väga suurt kasu nii migreeritavale asutusele kui ka kogu migreerimise protsessile,“ sõnab Lipp.
Selliseid teenuse testijaid nimetatakse pilvesaadikuteks – nendeks said vabatahtlikud erinevatest osakondadest. „Nad olid väga erineva taustaga ning IT teadlikkusega – see on eeskätt hea selleks, et oskaksime paremini võimalikke probleeme ja küsimusi kaardistada,” räägib Lipp. „Pilvesaadikute projekt on osa juurutuskavast uuendatud ATK-le, mida kindlasti edasi arendame.“
Uue teenusega liitumine toimus teisipäevasel päeval. Lipu kinnitusel olid nad nädala lõpuni kogu meeskonnaga kohapeal, et küsimuste tekkimisel saaksid kõik kiirelt abi. „Mõistsime, et esimeste asutuste migreerimise puhul on see väga oluline ja ka klient, ehk praegusel juhul MKM, tunneb sellest suurt abi. Migreerimise päeval käis meie ruumist läbi ligi 200 inimest ning neid oli RITi poolt teenindamas 9 töötajat,“ kirjeldab Lipp.
RITi migreerimistiimi juhi Erik-Joosep Reinholmi sõnul saab migreerimisest õppida seda, et oluline on kriitilised ärirakendused kohe esimest päevast tööle saada, sest kõige tähtsam on, et inimene saaks kohe pärast uuele töökohale sisselogimist tööd jätkata. „Väikseid täiendusi tekib ikka jooksvalt, aga oluliste rakenduste töötamine esimest päevast alates peab olema prioriteet,“ leiab ta.
Tavapärane on, et mõnel kasutajal toimib kõik alates esimest päevast ja mõnel teisel läheb samas kõik palju keerulisemalt. „Õppisime väga palju migreerimise protsessi kohta ning kaardistasime kasutajate korduma kippuvaid küsimusi, mille peale ise eelnevalt ei tulnud ja mida saame tulevikus juhendites arvesse võtta, et järgmised migreerimised veel sujuvamalt läheksid,“ räägib Reinholm.
Uue teenuse esmane tagasiside on valdavalt positiivne. „Kiidetakse Microsoft Teamsi ja sealseid töögruppe – töövoog on palju parem. Ka teisi ühistöö vahendeid oodati juba väga,“ jagab Reinholm kasutajate tagasisidet. Asutusel endal on nüüd oluline teha protsessid ümber selliselt, et uusi tehnilisi võimalusi saaks reaalselt kasutusele võtta.
„Positiivne on, et ühistöövahendid võimaldavad e-postis vähendada töövoogu, tööde planeerimine ja aruandluse jooksev uuendamine saab olla igapäeva töölaua osa, mitte ühekordne sprint. Samuti oleme pikalt oodanud AI elemente oma igapäevatööde tõhustamiseks. Saadud ühistöövahendid võimaldavad asutuses neid teemasid arendada,“ kirjeldab kantsler Kuningas uue teenuse kasutegureid.
„Oluline oli juhtkonna tugi ja tahe muudatust teha, kuna oli vaja langetada palju põhimõttelisi otsused, et töö jätkuks sujuvalt ka pärast migreerimist. Samuti oli oluline süsteemne ja erinevates kanalites ning vormides toimunud kommunikatsioon, mis jõuaks iga inimeseni. Kommunikatsiooni planeerimisel arvestasime, et inimesed on hästi erineva taustaga ning ei saa eeldada, et näiteks SharePointi keskkond on sama tuttav kui Word või Excel. Seepärast on ka pärast migreerimist oluline mitte jätta kedagi üksi pusima, vaid aidata kõiki läbi IT-toe või ka erinevate juhendite ning koolituste. RITi koostatud juhendid olid üleminekuprotsessil suureks abiks ning tihe koostöö jätkub ka edasiste koolituste planeerimisel. Õppimist ja katsetamist oli kogu protsessi jooksul nii RITi kui ka MKMi poolelt ja andsime endast parima, et järgmised kliendid saaksid ilma suuremate viperusteta uuele arvutitöökohateenusele kolida,“ selgitab MKMi diginõunik Kaire Kasearu.
„Oleme tänulikud terve migratsiooni kaardistamise ja planeerimise ajal toeks olnud headele partneritele MKMist ja KEMITist. Nad panustasid aktiivselt ja toetasid kogu infovoogu. Suured tänud kõigile partneritele ja meie tiimiliikmetele RITist!“ võtab RITi konsolideerimistiimi juht projekti kokku.